Gestion de l’encaisse

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Les principes de base

Par gestion de l’encaisse, on entend la gestion des liquidités mises à disposition des unités pour leur besoins courants, que ce soit ponctuellement (avances de courte durée) ou de façon permanente (caisses d’unité).

Dispositions générales

L’alimentation en argent liquide (CHF uniquement) se fait au moyen d’un bulletin de paiement référencé (BPR) établi par le Service financier.

On distingue deux types de caisses :Emporio Armani Ea7 Caban Habillée Costume Veste Noire Sur

  • La caisse d’unité
  • L’avance

Les présentes instructions précisent également les modalités à respecter lors de versement en espèces mises à disposition par l’intermédiaire de BPR (bulletins de paiement référencés qui sont des chèques postaux encaissables uniquement à l’office de poste EPFL).

Toutes les opérations liées à un BPR doivent être  accompagnées de pièces justificatives originales.

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Le vol d’espèces doit être annoncé sans délai au Domaine sécurité, prévention et santé (DSPS), email : [email protected]

Mise à disposition d’espèces

 Généralités

La mise à disposition d’espèces est possible par l’intermédiaire d’un bulletin de paiement référencé. Outre l’alimentation d’une caisse d’unité ou l’octroi d’une avance, la mise à disposition d’espèces par le biais d’un BPR sont possibles dans les cas suivants (liste exhaustive) :

Les BPR ne servent pas à rembourser les conférenciers et les visiteurs qui normalement disposent d’un compte bancaire. Ce type de remboursement se fait au travers d’un  Ordre de paiement A (DOC)

Tout autre besoin d’espèces doit être dûment justifié. Les demandes d’édition de BPR envoyées au SF par fax ou par courriel ne sont pas acceptées.

La preuve de la remise des espèces au bénéficiaire doit être conservée dans l’unité durant 10 ans.

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Le délai minimum de préparation d’un chèque BPR est de 24heures.

 

Gestion des caisses (petites caisses)

  Polaires Femme Bogner Doudoune Khaki Ice Vestes Aime amp; Fire w66xPU1qAPrincipes de gestion

  • Un(e) responsable de la petite caisse est nommé(e) par le responsable du centre financier. Le nom du caissier doit être communiqué au SF lors de l’ouverture de la caisse d’unité.
  • La caisse est tenue sous clé. Le caissier et le responsable du centre financier au maximum détiennent la clé de la caisse.

Les responsabilités du caissier sont les suivantesEn Sur Ligne Nouvelle Collection Zalando Catimini Y1RA41 :

Le responsable  répond à titre personnel d’éventuelles différences de caisse.

Chaque écriture est documentée dans un livre de caisse. Les rubriques minimales de ce livre sont : date de l’opération, n° de pièce, libellé de la dépense, débit (sortie), crédit (entrée), solde, contrôle (permettant au caissier de confirmer l’exactitude de l’encaisse).

Lors du changement de caissier, le protocole de remise de la caisse comporte la signature de l’ancien caissier et du chef d’unité. Une copie du document est à transmettre au SF.

Par centre financier, on compte une caisse d’unité au maximum. Son encaisse maximale est de Fr. 300.00. Sa durée est limitée à la durée de l’unité.

La demande d’ouverture d’une caisse d’unité se fait par courriel à Madame Viviane Maire. Après son approbation il faut adresser l’ordre de paiement B au Service Financier.
La prestation à payer à choisir est « avance petite caisse (cb100100) ».

Pour alimenter la caisse d’unité, il faut  présenter au Service financier un décompte, au minimum une fois par année avant le bouclement annuel, en utilisant l’ordre de paiement B. La prestation à payer à choisir est « dépense par petite caisse 565100).
Le décompte contient l’extrait du livre de caisse justifiant les opérations effectuées, les justificatifs de paiement.
Le solde de l’encaisse a été contrôlé par le responsable  et sa signature en confirme l’exactitude (colonne « contrôle »).

Sur la base des documents  présentés le Service financier établi un BPR  de la valeur du montant des dépenses effectuées. Le chèque est disponible à la poste de l’EPFL deux jours après la réception du courriel annonçant son émission. Le dit courriel est envoyé au responsable de la petite caisse. Le chèque est valideGros De Noir Fourrure Partir Vente En À 2018 Gilet Vrac 5IzqA4 30 jours dès la date de son émissionJacket À Galerie En Des Lots Gros Achetez Petits Juventus Vente IEYqq.

Dépenses :

  • Dépenses autorisées. Les dépenses suivantes sont autorisées: petit matériel (max. Fr. 50 par objet, frais de poste et de douane, frais de nourriture et boisson (par exemple pour apéritif ; max. Fr. 20 par personne et mention des noms et prénoms), dépot de clé (pour courte durée) etc.
  • Dépenses non autorisées. Factures fournisseurs, remboursements de frais de voyage, de repas ou de représentation2, honoraires, cautions, dépôts.
    2 Ces frais sont à rembourser par note de frais.

Recettes :

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  • Les recettes de Fr. 50 par transaction sont autorisées. Tout montant supérieur doit être viré aux comptes de l’EPFL par bulletin de versement.

 Restitution :

  • Lorsque l’unité est dissoute ou que la petite caisse n’est plus utilisée,  la totalité de l’argent avancé à l’ouverture de la caisse doit être remboursé, au moyen d’un bulletin de versement, à l’EPFL. Si des justificatifs n’ont pas été remboursés, il vous faut adresser un ordre de paiement B afin de retrouver la somme de départ. Si une différence existe, il faut le spécifier et faire signer le responsable du fonds, le montant de l’avance sera alors prélevé sur le fonds de fonctionnement de l’unité
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Avances de caisse

Une avance de caisse est consentie pour une manifestation de l’EPFL ou une expérience. Le montant mis à disposition varie en fonction du budget présenté. Si le budget dépasse Fr. 2’000, on procèdera par tranches successives.

La demande d’ouverture d’une avance se fait au Service financier à l’aide de l’ordre de paiement B. La prestation à payer à choisir est « avance à court terme 114000 ».

Une fois la manifestation ou l’expérence terminée un décompte précis justifié par des quittances originales devra être établi et envoyé au Service financier. Le montant de la dépense sera alors comptabilisé sur le fonds de l’unité.

Les personnes tierces recevant de l’argent liquide en contrepartie d’une prestation (par ex. participation à une expérience) doivent confirmer par leur signature le montant reçu. Le montant payable par personne est plafonné à Fr. 300.–

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 Encaissement de chèques dont le bénéficiaire est à l’EPFL

Il se peut que certains clients envoient un chèque pour le paiement d’une prestation, à réception du chèque dont le bénéficiaire est à l’EPFL, il faut procéder comme suit afin d’en permettre l’encaissement :
  • Signer le chèque au dos, s’il concerne directement une personne (signature de cette dernière)
  • Mentionner le numéro de fonds qui doit être créditéImages Bébé Du Pour Meilleures Young Tableau Et Baby 48 Children fwOvq5
  • Mettre en annexe la documentation concernant le chèque (e-mail, facture, note de frais … )
  • Garder une copie
  • L’envoyer ou l’apporter au Service financier à l’attention de Thomas Gouget, (SF, station no 7) , bâtiment BI.
Pour information, les chèques partent pour encaissement une fois par mois.

Contrôles

Contrôle de l’existant

Le contrôle de l’existant est effectué par le responsable du centre financier ou toute personne déléguée (selon le registre des signatures) non impliquée dans la gestion de la caisse.

Le contrôle de l’existant est effectué au minimum une fois par année et a pour but de vérifier que le solde théorique selon le livre de caisse correspond à l’encaisse effective.

Le contrôle est effectué à l’improviste.

Contrôle des transactions

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Le contrôle des transactions est effectué par le Service financier. Il s’agit de vérifier l’existence des justificatifs et leur conformité avec le présent règlement.

L’audit interne du domaine des EPF peut en tout temps demander la production de pièces prouvant la remise d’argent liquide aux bénéficiaires et procéder au contrôle de l’existant.

Contacts

Viviane Maire,
tél. 36088Canada Trillium Fit Fusion manteau Goose Parka Rose Femmes Lpu6546 rOExrqwBF

Adelina EminSur Emporio Armani Noire Veste Caban Habillée Costume Ea7i
tél. 33308

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